Séquences de tâches PLUS
Introduction
Lorsque vous avez travaillé vos méthodes de travail, il est courant d'avoir une liste de tâches récurrentes à réaliser.
Plutôt que de devoir répéter la création de ces tâches à chaque fois, SmartPlatform intègre la notion de séquence de tâches qui vous permet de définir une seule fois la suite de tâche à réaliser et de les ajouter à vos objets.
Suivant la complexité de votre organisation, vous pourrez créer plusieurs séquences et choisir comment les ajouter à vos objets.
Cela vous apporte la possibilité de partager certaines séquences seulement entre vos objets pour vous assurer d'avoir une seule source de vérité.
Avantage des séquences de tâches plutôt que des templates
Beaucoup de solutions propose la création de template de tâche. Cette solution est adaptée pour de la gestion simple mais devient rapidement complexe dès que vous devez gérer en parallèle plusieurs templates de tâches avec des parties communes.
Les séquences de tâches vous permettent de les partager entre vos types de tâche de manière optimimale.
Par exemple pour des chantiers des tâches administratives communes et des tâches de suivi de travaux spécifiques au type de chantier ou des séquences qui s'activent suivant des options ou le niveau d'accompagnement.
Comment gérer vos séquences de tâches ?
Créer une séquence de tâches
SmartPlatform intègre un écran d'administration de vos séquences dans le menu de paramétrage.
Pour chaque séquence, vous avez la possibilité de définir :
- un titre
- un ou plusieurs objets métier cible
- une liste de tâches
Le titre sera affiché dans vos écrans de visualisation pour regrouper les tâches d'une même séquence.
Modifier une séquence de tâches
À tout moment, vous avez la possibilité de modifier vos séquences de tâches.
Pour ne pas rentrer en conflit avec le travail déjà réalisé, vos modifications seront uniquement prise en compte lors l'ajout de la séquence à de nouveaux objets métiers.
Comment gérer une modification important d'un process existant ?
Les séquences représentent la base de vos process. Lors d'un changement important, nous vous conseillons de créer une nouvelle séquence avec un titre différent pour que vos collaborateurs puissent mieux visualiser le changement.
Vous avez la possibilité de désactiver une séquence dans le cas où vous souhaitez par exemple tester un nouveau process et vous laisser la possibilité de revenir au système précédent.
Supprimer une séquence de tâches
La suppression d'une séquence de tâches est définitive et n'a pas d'impact sur les séquences déjà créés sur vos objets.
Utiliser vos séquences de tâches
Associer vos séquences de tâches à vos objets
Lorsque vos séquences sont définis, vous avez 2 possibilités pour les ajouter à vos objets métiers.
Fixe Dans ce cas, chaque objet sera initialisé avec la ou les séquences paramétrées par l'administrateur. C'est la méthode à privilégier si vous souhaitez imposer une méthode de travail.
Demander à l'utilisateur Dans le cas de tâches avec des règles de gestion plus complexe ou l'utilisateur doit pouvoir définir par lui-même les séquences à suivre.
Ce paramétrage s'effectue directement au niveau du paramétrage du module tâche sur votre objet.
Travaillez avec vos séquences de tâches
Une fois le paramétrage réalisé, vous pourrez profiter de vos tâches organisées en séquences directement dans la visualisation de vos objets.
Comment voir l'intégralité de mes tâches ?
Vous avez également la possibilité de les retrouver de manière globale dans votre liste de tâches accessibles depuis le menu principal.
Lorsque vous travaillez sur vos tâches, vous avez la possibilité de les mettre à jour et de les marquer comme terminée.
Pour faciliter la visualisation du reste à faire, les tâches terminées sont masquées par défaut. Vous pouvez les rendre visibles à l'aide du bouton "Afficher les terminés" situé en haut à droite de chaque séquence.
Ce fonctionnement est très similaire à l'usage de vos checklists.
Exemples de séquences de tâches
Maintenant que nous avons la théorie, voici quelques exemples pour vous aider à vous projeter sur leur utilisation.
Identification des besoins et diagnostic social & technique & financier
- 1er échange téléphonique : identification des besoins et des aides financières
- Visite technique
- Rédaction de la proposition
Lancement de projet
- Initialisation des outils de gestion de projet
- Initialisation technique
- Environnements intégration & recette
- Préparation réunion de lancement
Conseils de mise en place
SmartPlatform vous offre plusieurs outils pour gérer vos projets de manière efficace et il est possible d'être dérouté devant plusieurs choix surtout si vous n'aviez pas l'habitude de travailler avec un logiciel auparavant.
Rassurez-vous, nous sommes passionné par ce sujet et nous vous aiderons à faire le meilleur choix pour votre entreprise.
Nous vous conseillerons d'avancer par étape en vous assurant que l'ensemble de votre équipe suivent la démarche avant d'en rajouter.
Notre approche
Chez SmartBooster, nous sommes convaincus qu'il faut avancer par étape successive plutôt que de vous mettre des tonnes d'options et vous laisser perdus avec.